Indice
Alcances
La metodología personalizada es una variante de la metodología estándar de implementación de Odoo, donde atendemos a una estructura más esbelta en participantes y documentación, para reducir el tiempo de implementación del proyecto. Principalmente se mantiene el proyecto con un líder de proyecto por parte del cliente y un consultor líder por parte del implementador.
La toma de documentación se hace de una manera sencilla y ágil lo que nos ayuda al mantener una comunicación directa con el tomador de decisiones.
El equipo de apoyo para la implementación es bajo demanda por asignación de tareas, con la participación esporádica de consultores auxiliares para algunos temas especializados y desarrolladores para la personalización. La asignación será determinada por el líder del equipo interno del implementador.
Objetivo
Esta metodología busca lograr la reducción de tiempos de entrega del proyecto, mantener una comunicación ágil en la toma de decisiones y mantener un control de avances por asignación de tareas directas.
Participantes y responsabilidades
Del cliente
Sponsor: El sponsor es la parte directiva que confirma la parte contractual del servicio, y autoriza los pagos del proyecto. Es responsable de autorizar cualquier cambio de alcance evaluando que vaya alienado al objetivo principal del proyecto, ademas de ser la persona que moralmente empuja a la empresa a adoptar el cambio de tecnología.
Líder del proyecto: Persona responsable por parte del cliente con perfil a fin a la tecnología, con conocimiento de los procesos generales de la empresa. Es el responsable de brindar toda la información necesaria para la realización del proyecto por parte de la empresa, entre sus labores es la de coordinar las citas con los usuarios clave, validar y estandarizar los procesos internos, confirmar y autorizar con los implementadores las propuestas de diseño, y asegurarse del cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Usuarios clave: Persona que domina los procesos clave de la empresa. Son los responsables de área que con su experiencia definen los procesos y los requerimientos básicos de su área. Su responsabilidad recae en confirmar que la nueva herramienta cumple con los objetivos de su área.
Usuarios: Los usuarios son las personas que utilizarán el sistema en el día a día. Son los trabajadores que alimentan la información y generar sus actividades con la herramienta desarrollada. Su responsabilidad se limita a ser capacitados y a hacer un buen uso de la herramienta adoptada.
Del implementador
Gerente del proyecto: El gerente del proyecto es el responsable junto con el comercial el validar que se cumplan en tiempo y forma los alcances y objetivos del proyecto. Se asegura que de forma interna se tengan todas las herramientas e información necesaria para el cumplimiento de las tareas asignadas. Asi mismo es el responsable de brindar la información o rerportiva ejecutiva para el sponsor y la dirección de la empresa.
Consultor líder: El consultor líder es el responsable de la realización del proyecto, generar las tareas principales, documentar los procesos y procedimientos y de asignar las tareas especificas para la parte interna del proyecto. Muchas de las tareas del proyecto serán atendidas por él mismo o en algunos casos será apoyado por otros consultores junior para atender a los tiempos de entrega. Es el responsable de buscar la rentabilidad del proyecto y notificar al gerente del proyecto si existe algún factor que bloquee las entregas en tiempo o de alguna actividad que se encuentre fuera de los alcances del proyecto mismo.
Consultor: El consultor es la persona de apoyo para tareas especificas en el proyecto, ya sea responsable sólo de un área del proyecto o de auxiliar en la documentación, configuración, carga o capacitación del proyecto.
Desarrollador: El desarrollador es la persona encargada de cumplir las tareas asignadas con requerimientos técnicos de desarrollo o personalización. Es el que domina la parte técnica del sistema y que se limita a desarrollar los módulos complementarios solicitados por el proyecto.
Actividades principales
1 - KickOff
El KickOff es el arranque o inicio de proyecto, para esta etapa es necesario confirmar los participantes y sus responsabilidades. Durante el mismo es necesaria la participación de la dirección de la empresa para confirmar los objetivos del proyecto. Durante la sesión de kickoff se presenta el plan de trabajo y las fechas estimadas de la duración del proyecto. Así mismo se deben confirmar los canales de comunicación para confirmar los canales y la jerarquía para cualquier comunicado que involucre un nivel de responsabilidad mayor.
Puntos clave:
- Definir participantes del lado del cliente y sus responsabilidades
- Presentar el objetivo general del proyecto
- Presentar al equipo de trabajo de implementación y sus roles
- Presentar plan de trabajo
- Presentar gantt general con las fechas del proyecto
- Confirmar canales de comunicación
- Confirmar los siguientes pasos
Entregable:
- Kickoff
- Listado de usuarios
2 - BPA Business Process Analysis
El Business Process Analysis, es el análisis de procesos y procedimientos dentro de la empresa. Para realizarlo es importante hacer un plan de trabajo para entrevistas con los usuarios clave en compañía del líder del proyecto. Durante este proceso se tomará evidencia de su forma de trabajo actual, se recaban los requerimientos minimos indispensables, así mismo las necesidades actuales y los reportes que generan.
Process analysis
Para analizar el proceso de negocio es importante tener previamente un flujograma principal del giro o macro proceso de negocio. En este es importante identificar la áreas involucradas. Por cada área involucrada es necesario hacer su analisis de manera individual con los usuarios clave. Debemos de indagar los detonantes a acción de su negocio (inputs), el proceso que realizan, los datos que recaban, y los resultados que generan (outputs). Para esto durante las entrevistas es importante el saber cómo inicia su trabajo, cómo lo realizan, que herramientas utilizan para realizarlo, que entregan al final, cómo monitorean su trabajo y que resultados presentan.
Si la empresa cuenta con un organigrama bien establecido y sus documentos de procesos y procedimientos por área, deberán ser la base para confirmar el proceso a la hora de las entrevistas y complementar o actualizar los mismos.
Para un análisis de retorno de la inversión, es importante en cada proceso, confirmar las personas involucradas, y el tiempo que les lleva realizar cada actividad principal de su proceso. Con el fin de mostrar el beneficio al mejorar la eficiencia con la implementación del proyecto solicitado.
Puntos clave:
- Generar un macro proceso con todas las áreas de la empresa
- Documentar procesos principales por área
- Tomar evidencia de los procesos actuales (fotografías, screenshots, reportes)
- Generar diagramas de flujo para confirmar el proceso
- Lista de requerimientos
- Lista de necesidades actuales
- Confirmar reportes utilizados
Entregable:
BPA (General)
AP Area process (por área)
3 - PRD Process re-design (opcional)
Una vez terminado el proceso de BPA, iniciamos con el diseño del proyecto general y re-diseño de procesos actuales; es donde se analizan puntualmente los procesos, sus requerimientos base, los puntos de mejora y necesidades actuales. Se define la cobertura de los requerimientos técnicos para lograr el proceso completo, ya sea con la funcionalidad nativa de Odoo, con módulos personalizados o desarrollos personalizados.
Durante esta etapa es importante confirmar con la parte comercial los alcances del proyecto, para validar que todo lo propuesto en el diseño está cubierto con la propuesta comercial inicial, de lo contrario será importante identificar como GAP* cualquier cosa que este fuera del mismo.
Para el proceso de diseño se generarán dos entregables
- Diseño funcional por cada AP
- Diseño técnico exclusivamente para los procesos o procedimientos que requieran personalización o desarrollo
I - Functional design
El diseño funcional es el documento que confirma la cobertura de los requerimientos y necesidades de cada área de negocio, validado contra cada uno de los AP generados.
Puntos clave:
- Confirmar el proceso rediseñado dentro de Odoo
- Realizar historia de usuario (ejemplo del proceso con la guía y screen shoots de la plataforma)
- Confirmar TD (technical design) relacionados en casos de necesitar personalización
- Los diseños funcionales deben ser autorizados por el líder del proyecto y el usuario clave
Entregable:
- Diseño funcional por AP
- TD requeridos
II.- Technical design
El diseño técnico es el documento donde se establecen las necesidades especificas de manera técnica para realizar un desarrollo o personalización en alguno de los procesos o procedimientos generados. En este documento se establecen los campos a generar, acciones y el detalle técnico para realizar un desarrollo dentro de nuestra plataforma de Odoo.
Por cada diseño técnico es indispensable confirmar el proceso actual, el proceso deseado y el resultado esperado. La documentación de cada diseño técnico será la herramienta base para asignar una tarea al desarrollador asignado en el proyecto.
Puntos clave:
- Los diseños técnicos deben ser autorizados por el líder del proyecto
- Los diseños técnicos deben ser estimados en horas internamente por el gerente del proyecto
Entregable:
- Diseño técnico por TD
>GAP
Los Gate points, son todos los requerimientos que se hubieran identificado durante el proceso del BPA que no se encuentran en el alcance del proyecto.
Los GAP se pueden identificar en los siguientes:
- Subestimación
- Nuevo requerimiento
- Mejora
- Fuera de alcance
Los GAP deberán ser confirmados por el líder del proyecto y presentados al Sponsor para confirmar los puntos fuera de alcance. Estos mismos podrán ser aceptados como parte del proyecto como un cambio de alcance y deberán ser cotizados de manera individual por la parte comercial. Cada cambio de alcance debe identificarse y confirmar su estatus como aceptado, cancelado o pospuesto.
Puntos clave:
- Los GAP autorizados deben generar un control de cambio
- Cada control de cambio debe tener referenciado su diseño funcional o técnico
Entregable:
- GAP
4 - PI Process implementation
Una vez autorizado el BPA comienza el proceso de implementación que se refiere a la configuración y adaptación de la plataforma tecnológica a adoptar. Durante este proceso participará el equipo técnico para configuración de servidores y bases de configuración; los consultores líder para configuración base de módulos estandar y los consultores para la carga de datos maestros.
Configuración y parametrización
En esta etapa se configuran los módulos estándar, la parametrización base para el correcto funcionamiento de los procesos presentados, activación de las herramientas o necesidades basicas.
En esta etapa se configuran los usuarios clave y la creación de la base de datos principal (Main / productiva) y la base de datos de desarrollo (dev).
Carga de datos maestros
En la carga de datos maestros se dan de alta los datos principales para el uso de la plataforma como son los usuarios, plan de cuentas, impuestos, productos y servicios, clientes, proveedores.
Durante este proceso pueden tener acompañamiento el usuario clave para la carga de sus propios datos o saldos iniciales.
Prototipo
Una vez realizados los procesos de configuración y datos maestros, se de de alta una base de datos de pruebas o prototipo, en la cual se mostrarán los procesos y procedimientos nuevos utilizando la plataforma de Odoo de acuerdo al PRD autorizado.
Durante el prototipo al confirmar las pruebas se debe dejar evidencia por medio de un tutorial de uso para las actividades clave por parte del consultor. Esta información será resguardad y compartida con los usuarios clave para su revisión posterior.
Al confirmar cada uno de los procesos determinados se confirmará con el usuario clave y el líder del proyecto el cumplimiento de sus necesidades por medio de un acta de liberación, para asegurar la atención de sus requerimientos.
Entregable:
- Acta de liberación
5 y 6 - Go Live
El go live es la puesta en marcha del proyecto, durante esta etapa es clave haber confirmado todos los procesos y reportes que se generarán en cada área dentro del prototipo, ademas de hacer pruebas unitarias y pruebas integrales simulando todo el ciclo de negocio del BPA. Una vez confirmados y validados se confirma con un acta de liberación por área y un acta de entrega final para confirmar el cumplimiento de los objetivos contratados.
Al confirmar la entrega se determina una fecha de inicio y se realiza la asistencia para carga de información inicial o saldos iniciales para comenzar correctamente el uso de su sistemas.
Puntos clave:
- Definir fecha de arranque
- Definir responsables y actividades previas
- Subir inventarios actualizados
- Subir saldos iniciales
- Definir análisis de riesgos
Entregables:
- Acta de entrega
Support and attendance
Al entrar el marcha con el proyecto, realizamos un acompañamiento durante la transición de adopción de la tecnología durante los primeros 15 días posteriores a la puesta en marcha, una vez terminado el tiempo se canalizarán las solicitudes de apoyo al área de soporte, si se cuenta con una póliza de soporte se convenia el nivel de atención y de respuesta.