Productos archivados para stock 0 (cero)

Es necesario establecer las existencias en 0 para tener una gestión más acertada de nuestros inventarios y lo que ello implica. 

A continuación el procedimiento para realizar ajustes de inventario en productos archivados, así como las consideraciones pre y pos ajuste.

PROCEDIMIENTO

(v14)

1. Inventario/Productos/Productos 
2. 1. Filtrar por "Archivado" y exportar
   2. Desarchivar productos
3. Inventario/Operaciones/Ajuste de inventario
4. 1. Crear ajuste, establecer ubicaciones e iniciar inventario
   2. Filtrar por "Cantidad a la mano" (o su equivalente) diferente a 0 y exportar archivo (seleccionar "compatible con importación")
5. Empatar registros en archivo del ajuste de inventario, y establecer cantidad contada = 0
6. Importar archivo en ajuste de inventario y validar. 

(v15 - v17)

1. Inventario/Productos/Productos
2. 1. Filtrar por "Archivado" y exportar
3. Inventario/Operaciones/Ajustes de inventario
4. 1. filtrar por "Cantidad a la mano" (o su equivalente) diferente a 0
      
   2. Exportar ajustes de inventario (seleccionar "compatible con importación")
5. Empatar registros en archivo del ajuste de inventario, y establecer cantidad contada = 0
   
6. Importar archivo en ajuste de inventario y validar.
   

CONSIDERACIONES PRE AJUSTE 

GENERAL

Archivar un producto implica ocultarlo de las operaciones (compras, ventas, etc.). Sin embargo, el archivado no oculta o elimina sus movimientos contables o de inventario. Según estos movimientos de inventario (entradas y salidas) se presentan 2 escenarios: Existencias positivas o Existencias negativas, los cuales serán ejemplificados a continuación.

A) Producto con existencias positivas - archivado

• Nombre = Mi producto
• Tipo = Almacenable
• Precio de venta = $50
• Costo = $25
• Existencias = 100 unidades
• Valoración = $2,500

B) Producto con existencias negativas - archivado

• Nombre = Mi producto 2
• Tipo = Almacenable
• Precio de venta = $50
• Costo = $25
• Existencias = -5 unidades
• Valoración = -$125

Observación: cuando un producto se encuentra archivado, nativamente desde la vista 'Formulario' se visualiza cantidad de existencias = 0 y costo = 0. 

I. INVENTARIO

Siguiendo el caso, según los movimientos de inventario en cada producto, entonces tiene una valoración de inventario (stock valuation) positiva o negativa.

• Esto se visualiza en Inventario/Informes/Valoración de inventario.

II. CONTABILIDAD

Así mismo, los movimientos de inventario en dichos productos (entradas, salidas, ajustes de inventario, etc) se siguen visualizando en Balance General

• Contabilidad/Informes/Balance General -> Activos -> Activos circulantes 
• • Cuenta de valoración de stock 110100 Stock Valuation
  • • Suma de todos los movimientos
  • Cuenta de entrada de stock 110200 Stock Interim (Received)
  • • Suma movimientos de entrada
  • Cuenta de salida de stock 110300 Stock Interim (Delivered)
  • • Suma movimientos salida 
      

*Existencias positivas, la cuenta 110100 Stock Valuation tiene un importe de débito > crédito que aumenta el valor del balance, lo cual “infla el inventario”

*Existencias negativas, la cuenta 110100 Stock Valuation tiene un importe de crédito > débito que disminuye el valor del balance

Al archivar un producto con la intención de no volver a utilizarlo, así como registrar el valor contable real, debe tener 0 existencias. Esto se logra mediante el ajuste de inventario. 

Para existencias positivas, se reduce a 0. Para existencias negativas, se aumenta a 0. 

POS-AJUSTE

I. INVENTARIO

Al establecer existencias = 0, los productos ya no se muestran en reporte de Valoración de Inventario.

II. CONTABILIDAD

Al validar el ajuste de inventario, por producto implicado se generan asientos que registran crédito o débito en la cuenta de valoración de stock (110100 Stock Valuation) según sea el caso.

A) Productos con stock positivo -> reducir a 0, asientos registran crédito en la cuenta de valoración de stock (110100 Stock Valuation).

• Cuenta valoración 110100 Stock Valuation (crédito)
• Cuenta de salida de stock 110300 Stock Interim (Delivered) (débito)

B) Productos con stock negativo -> aumentar a 0, asientos registran débito en la cuenta de valoración de stock (110100 Stock Valuation)

• Cuenta valoración 110100 Stock Valuation (débito) 
• Cuenta de entrada de stock 110200 Stock Interim (Received) (crédito)

Como resultado, el balance en la Cuenta de valoración de stock 110100 Stock Valuation se restablece al valor "Real" de inventario 

Conclusión: disminuir existencias a 0 al archivar productos establece una valoración de inventarios más acertada. Si es necesario, ajustar saldos resultantes en cuentas de entrada/salida de stock con asientos misceláneos.

Nota: Escenario al modificar el costo del producto. Al modificar el costo de un producto con existencias > 0 se crea su asiento contable. 

• Aunque el asiento registra crédito en la cuenta de valoración de stock (110100 Stock Valuation), y débito en la de gastos (600000 Expenses), no altera las existencias del producto. 
• El asiento sólo se genera cuando las existencias son positivas, en caso de negativo no surte ningún efecto. 
• Conclusión de nota: no modificar costo.

TÉCNICO

Por categoría de producto, tenemos la siguiente info relacionada a la valoración de inventarios. Puede variar según la configuración de cada categoría. 

Ejemplo: Mi categoría (Información nativa)